Databehandleravtale

Denne avtalen gjelder mellom restauranten («dere») og Adolfsen Medier (org.nr. 934 441 028), som leverer Luken («vi»). Den er en del av vilkårene og gjelder så lenge vi behandler opplysninger for dere.

1. Rollene

Dere bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene om gjestene deres brukes. Dere er derfor behandlingsansvarlig. Vi behandler opplysningene for dere, og er databehandler. Vi bruker dem bare til å levere Luken slik vilkårene og denne avtalen beskriver, og bare etter instruks fra dere. Måten dere setter opp og bruker Luken på, er instruksen.

Krever loven at vi bruker opplysningene på en annen måte, sier vi fra til dere først, hvis loven tillater det. Mener vi at noe dere ber oss om bryter personvernreglene, sier vi fra med en gang.

2. Hva vi behandler

• Hvem: gjester som bestiller mat eller bord hos dere, og gjester som skriver en anmeldelse.
• Hvilke opplysninger: navn, telefonnummer, hva som er bestilt, tidspunkt og beløp. Merknaden gjesten skriver selv, som kan inneholde opplysninger om allergier. Leveringsadresse ved utkjøring. Om en bestilling er merket «ikke hentet», og hvor mange ganger et telefonnummer har fått det merket. IP-adresse i tekniske logger, og et avtrykk av den ved betaling på nett. Stjerner, kommentar og visningsnavn i anmeldelser.
• Hvorfor: for at dere skal kunne ta imot, lage og levere bestillingen, ta imot bordbestillinger, se historikk og rapporter, og for å stoppe misbruk og bestillinger som ikke blir hentet.
• Hvor lenge: se punkt 7.

Opplysninger om dere selv, altså restaurantens brukere og abonnementet, behandler vi som behandlingsansvarlig. De er beskrevet i personvernerklæringen.

3. Våre plikter

• Vi behandler opplysningene bare for å levere Luken, ikke til egne formål, reklame eller salg.
• Alle hos oss som har tilgang, har taushetsplikt.
• Vi sikrer opplysningene slik punkt 4 beskriver.
• Ber en gjest om innsyn, retting, sletting eller noe annet personvernreglene gir rett til, hjelper vi dere med å svare. Henvender gjesten seg til oss, sender vi henvendelsen videre til dere. Ber gjesten oss slette sin egen anmeldelse, gjør vi det og sier fra til dere.
• Oppdager vi et brudd på sikkerheten som gjelder opplysningene deres, varsler vi dere uten ugrunnet opphold og senest innen 72 timer. Varselet sier hva som har skjedd, hvilke opplysninger det gjelder, og hva vi har gjort.
• Vi hjelper også hvis dere må melde et brudd til Datatilsynet eller gjestene, eller vurdere hva behandlingen betyr for gjestenes personvern.
• Vi gir dere den informasjonen dere trenger for å vise at reglene er fulgt.

4. Sikkerhet

• All trafikk er kryptert (HTTPS), og databasen er kryptert der den ligger.
• Hver restaurant ser bare sine egne opplysninger. Det er sperret i databasen, ikke bare i skjermbildene.
• Ansatte hos dere logger inn med egen bruker, og dere styrer hvem som er eier og hvem som er ansatt.
• Kundestøtte fra Luken logger inn med tofaktor. Når vi går inn i kontrollpanelet deres for å hjelpe, ser vi det samme som dere ser, også opplysningene om gjestene. Økten varer høyst 2 timer. Det logges hvem som gikk inn, når, og hva vi endret. Loggen lagres i ett år.
• Databasen sikkerhetskopieres hver natt.
• Endringer testes i et eget testmiljø uten ekte opplysninger før de tas i bruk.
• Navn, telefonnummer, merknad og adresse slettes automatisk når fristen i punkt 7 er ute.

5. Underleverandører

Dere godtar at vi bruker underleverandørene under. Vi har databehandleravtale med hver av dem, og vi er ansvarlig overfor dere for det de gjør for oss. Før vi tar i bruk en ny underleverandør, varsler vi dere minst 30 dager på forhånd. Vil dere ikke godta endringen, kan dere si opp avtalen slik at den slutter før endringen gjelder, også midt i en periode dere har betalt for. Det som er betalt for resten av perioden, betales ikke tilbake.

Leverandørene bruker selv underleverandører. Listene står på leverandørenes egne sider, og de kan endre dem med kortere varsel enn 30 dager. Fristen på 30 dager gjelder leverandørene vi selv velger. Får vi varsel om en endring som gjelder opplysninger om gjestene deres, sier vi fra til dere så snart vi kan. Godtar dere ikke endringen, kan dere si opp avtalen med en gang, også midt i en periode dere har betalt for. Heller ikke da betales resten av perioden tilbake.

Noen av leverandørene behandler også enkelte opplysninger for egne formål, som trafikkdata og betalingsopplysninger. Det er de selv ansvarlige for.

Betaling på nett fra gjester. Slår dere på betaling på nett, skjer betalingen på deres egen Stripe-konto, og dere er selger. Stripe behandler da gjestenes betalingsopplysninger etter avtalen dere selv har med Stripe. Derfor står ikke gjestenes betalinger i listen over. Fra Luken får Stripe bare beløpet, navnet på restauranten og en referanse til betalingen.

Supportassistenten. Har dere fått supportassistenten i kontrollpanelet, behandles samtalene med den av ElevenLabs. Samtalene er kontakt mellom dere og oss, og der er vi selv ansvarlig, slik personvernerklæringen beskriver. ElevenLabs behandler derfor ikke opplysninger om gjestene deres for oss, og står ikke i listen over. Skriv ikke navn, telefonnummer eller andre opplysninger om gjester til assistenten.

Varsler til telefoner. Har en ansatt slått på varsling, leveres varselet av varslingstjenesten til nettleseren eller enheten: Apple, Google, Mozilla eller Microsoft. Vi har ingen avtale med dem. Varselet kan inneholde ordrenummer, gjestens navn og beløp, men innholdet er kryptert hele veien, så tjenesten kan ikke lese det. Tjenesten ser hvilken enhet varselet skal til, at det kommer fra Luken, når det sendes og hvor stort det er. Den kan også lagre IP-adressen til enheten som tar imot varselet.

6. Overføring ut av EØS

Databasen ligger i EU (Stockholm). Flere av underleverandørene holder til utenfor EØS, i USA og Singapore, og opplysninger kan bli behandlet der, for eksempel når de drifter tjenesten, yter støtte eller leverer sidene. Slike overføringer skjer med et gyldig grunnlag etter personvernforordningen: EUs standardavtaler, som er en del av avtalene våre med leverandørene, og rammeverket mellom EU og USA for personvern (Data Privacy Framework) for de leverandørene som er sertifisert.

7. Lagring og sletting

• Gjestens navn, telefonnummer og merknad slettes fra bestillingen 90 dager etter at den er hentet eller levert. En kansellert bestilling regnes fra dagen den ble lagt inn. En bestilling som aldri blir merket som hentet, levert eller kansellert, regnes fra tidspunktet den skulle vært hentet eller levert.
• For bordbestillinger slettes navn, telefonnummer og merknad 90 dager etter besøket.
• Leveringsadressen slettes etter 30 dager, regnet på samme måte.
• Slettingen kjøres hver natt.
• Det som blir stående, er hva som ble bestilt, beløpet, tidspunktet, ordrenummeret, postnummeret og prisen ved utkjøring, og betalingsmåten med referansen til betalingen. Det trenger dere til regnskap og oppgjør. Skriver dere en årsak når dere kansellerer, blir den også stående. Skriv derfor ikke navn eller andre opplysninger om gjesten der.
• Anmeldelser blir stående til gjesten sletter dem selv eller ber oss om det, eller til kontoen slettes.
• Når dere slutter å bruke Luken, velger dere selv: last ned bestillingene fra Rapport, eller be oss slette kontoen. Ber dere oss slette, sletter vi opplysningene om gjestene deres innen 30 dager. Gjør dere ingen av delene, slettes navn, telefonnummer og merknad likevel etter 90 dager, som ellers. Opplysningene forsvinner fra sikkerhetskopiene etter hvert som kopiene byttes ut.

8. Deres plikter

• Dere har ansvaret for at dere har lov til å behandle opplysningene om gjestene deres.
• Dere informerer gjestene. Bestillingssiden deres viser hvem som selger, og lenker til personvernerklæringen.
• Dere bruker opplysningene bare til det punkt 2 beskriver, ikke til reklame uten samtykke.
• Dere holder innloggingene til de ansatte i orden, og fjerner brukere som har sluttet.

9. Kontroll

Dere kan be om dokumentasjon på hvordan vi følger denne avtalen. Trenger dere mer, kan dere gjennomføre en kontroll én gang i året med rimelig varsel. Hver part dekker sine egne kostnader.

10. Varighet og ansvar

Avtalen gjelder så lenge vi behandler opplysninger for dere. Ansvaret mellom oss følger vilkårene. Norsk rett gjelder.

Kontakt

Adolfsen Medier ved Benny Adolfsen, post@a-medier.no, 958 31 415.